仕事のミスを防ぐための10の方法とは？

こんにちは。

コウノです。

ミスは誰にとっても身近なもの

日々多くの仕事をこなしている社会人にとって、ミスは切りたくても切り離せないほどいつでも近くにあるもの。これを100%防ぐ方法は、正直なところ存在しないと言ってもいいだろう。しかし、できる限りミスを遠ざける方法ならいくらでもある。ここでは10の方法を紹介するので、自分に合った方法を見つけて実践してみて欲しい。

仕事のミスを防ぐ10の方法

必ずメモを取る

上司に言われたことや自分で気づいたことも、すべてメモにして残しておかなければいずれ忘れてしまうだろう。例えその場では理解したつもりでも、いざ実践となると思い出せないことも多い。大切なのは、覚えておくための努力をすること。また社会人として、1度聞いたことは二度と聞き返さないようにしよう。

ToDoリストを作る

いま自分が何をやらなければいけないか、リストを管理することで常に把握しておくことが大切だ。そうしなければ、仕事をするときに何を優先して行うべきなのか、後回しにしていい作業は何か、ということが分からず効率的な仕事ができないから。タスクの全体像を理解することで、行き当たりばったりの仕事の仕方とはおさらばしよう。

見直すことを習慣にする

仕事がひと段落したら、そのまま見直しもせずに完了させてしまっていないだろうか。一刻も早くタスクから解放されたい気持ちは十分に理解できるが、しかしその前にあと一歩踏んばらなければいけない。全体をじっくりと見直すのだ。見直しをすることではじめて、仕事を終えたと胸をはることができる。またこの作業を行うためにも、スケジュールにはあらかじめ余裕を持たせておく必要があるだろう。

聞き違いを防ぐ

上司から頼まれた仕事をこなし、いざ出来上がったものを提出したとき「言ったことをちゃんとやっていないじゃないか」と上司から叱責された経験はないだろうか。原因はいくつかあるが、そのひとつが指示の聞き違いだ。上司から指示を受けたときは必ず復唱して、指示の内容を確認することを忘れないようにしよう。

曖昧な部分は確認を怠らない

仕事を進める中で、はっきり理解できなかったり、なんとなく正解が分からなかったりするものが出てくる。これ自体は社会人ならだれでも経験があるだろうが、この曖昧さを見逃すかそうでないかが重要だ。なぜならミスが起こる原因のひとつは、タスクをしっかりと理解できていないことにもあるから。分からないところは必ず上司に確認し、どこが分からないのか、どうして分からないのかを解消しなければいけない。

進捗の報告を怠らない

しっかりと進捗の報告さえ行っていれば、確実に大きなミスの頻度は減るだろう。なぜなら、ミスが大事にならない時点で周囲に気づいてもらえるから。また途中確認の段階であれば、ミスがあってもひどく咎められることはないだろう。もしも「いちいち確認するほどでもない」と思うのなら締め切りに余裕を持たせてタスクを完了させ、修正の時間を設けておくといい。

ミスをしたら原因を突き止める

ミスをすることは誰にでもあり、ミスを完全に防ぐことなど不可能と言ってもいい。ここでいちばん大切なことは、ミスをしたときにそれを糧にして成長できるかどうかだ。もう同じミスを繰り返さないとメモを取って反復することも大切だが、その前になぜミスをしたのか、その原因を突き止めておこう。原因を解明して根本から見直すことが必要だ。

複数の仕事を同時に行わない

片っ端からタスクに手を出すと、ひとつの作業に集中することが難しくなる。よほどタスク管理を厳密に行わない限り、あらゆる部分でスケジュールがぐちゃぐちゃになってしまう恐れがある。例えば、手を付けてそのまま忘れてしまうタスクもあれば、締め切りまで時間があるのに、一番に片付けてしまうタスクもあるという具合だ。ある程度時間を区切って、その間はこの作業、というように決め打ちをして臨んだほうがいいだろう。

修正は気付いたときに行う

自分が行った作業の中で、ふとミスに気付くことがある。このときに、あとで修正しようと放っておくと修正することを忘れてしまい、周囲から指摘されることとなる。せっかく自分で気づいていたミスならば、その場で解決しなければもったいない。このようなときには、素早い行動が求められるのだ。

適度に休憩を取る

私たちの集中力は、30分から50分ほどだと言われている。もちろん数時間ほど集中できればそれが理想だが、身体の仕組みとしてこのようになってしまっているから仕方がない。自分がどれくらいの時間集中できるかを把握しておくことで、それに合わせて適度に休憩を取ることが必要だ。休憩を取ることで、結果的に高い集中力を持って効率的な仕事ができるのだ。

すべて実践するのが理想

ミスを防ぐための方法を10個紹介したが、実はこれらをすべて実践しようとすれば意外とできてしまうもの。これらをチェック項目として把握して実践することで、ミスが起こる確率は低くなる。そして何よりも大切なのは、同じ間違いを二度と繰り返さないことだろう。